Внеофисное хранение документов

В каждой компании есть документы, которые подлежат обязательному хранению по закону, некоторые из них являются конфиденциальными, другие впоследствии необходимо будет сдать в государственные архивные фонды. Внеофисное хранение документовА некоторые просто постоянно необходимы в работе, и сотрудники должны знать, где эти бумаги находятся. В любом случае, главное задачей руководства становится обеспечение надёжного хранения бумаг при соблюдении идеального порядка в них. Зачастую оптимальным вариантом является внеофисное архивное хранение конфиденциальных документов, которое может вам предложить компания «Первый Городской Архив».

Что такое внеофисное хранение?

Компании ПГА располагает двумя просторными архивохранилищами, в которых могут быть размещены ваши бумаги. Важно отметить, что в этих помещениях соблюдаются все требования, которые закон предъявляет к ведомственным архивам. В них имеются:

  • профессиональные стеллажи, короба и папки для размещения бумаг;
  • система пожарной сигнализации;
  • система пожаротушения, сопоставимая с характером размещенного материала;
  • система климат-контроля, устанавливающая необходимый температурно-влажностный режим;
  • приборы, регулирующие световой режим;
  • охранная сигнализация.

В один короб, который использует компания ПГА входит до 7 стандартных дел в регистраторах и до 12 без них. Сам короб защищает бумаги от пыли, загрязнений и выгорания.

Каким образом обеспечивается конфиденциальность?

«Первый Городской Архив» гарантирует своим клиентам полную конфиденциальность. Прежде всего, она обеспечивается системой кодирования данных клиента и состава фондов. Для непосвященного человека найти нужную коробку будет абсолютно нереально. Визуально, это помещение выглядит, как пространство, заполненное многометровыми стеллажами с одинаковыми коробками.

Кроме того, клиент составляет список лиц, имеющих доступ к бумагам. И даже если за документами придет сотрудник компании клиента, не внесенный в этот список, документы ему просто не выдадут.

Как обеспечивается работа с бумагами?

Существует несколько вариантов:

  1. Вы (или другое доверенное лицо) можете подъехать в архивохранилище, получить нужные документы и поработать с ними на оборудованных для клиента рабочих местах.
  2. По запросу клиента документы могут быть предоставлены курьеру компании.
  3. Коробка, дело или отдельный документ могут быть доставлены к вам в офис собственным курьером ПГА.
  4. Нужный документ может быть выслан вам по факсу или e-mail.

Внеофисное хранение — современный и эффективный способ делегирования полномочий и обеспечения надежного размещения документов вашей компании. И «Первый Городской Архив» в Петербурге уже много лет с радостью предоставляет своим клиентам эту услугу.

Поделись с друзьями

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *